VietQR giúp đối soát đơn đặt sân nhẹ hơn ra sao?
Tạo đúng số tiền và nội dung chuyển khoản cho từng đơn để giảm nhầm lẫn khi vận hành.
Khi nhiều nhóm khách cùng thanh toán, việc dò từng ảnh chụp chuyển khoản có thể làm quầy tiếp nhận bị chậm. QR gắn với từng đơn giúp khách điền số tiền và nội dung thuận tiện hơn. Tuy nhiên, việc khách quét mã hoặc gửi ảnh không phải là bằng chứng hệ thống đã nhận tiền; quy trình đối soát vẫn cần bước kiểm tra giao dịch.
Kiểm tra thông tin trước khi đưa mã cho khách
Nhân viên cần kiểm tra tài khoản nhận, tên người nhận, số tiền còn phải thanh toán và mã đơn. Nếu khách đã cọc hoặc vừa bổ sung dịch vụ, số tiền cần thu có thể khác giá trị ban đầu. Hãy cập nhật đơn trước khi gửi mã thanh toán.
Ví dụ, một đơn có tổng tiền sân và dịch vụ là 320.000 đồng, khách đã cọc 100.000 đồng thì khoản còn thu là 220.000 đồng. Đây là ví dụ minh họa; số tiền trên QR phải được xác định theo đơn thực tế và quy trình thu tiền của cơ sở.
Xác nhận bằng giao dịch thực nhận
Nếu chưa có tích hợp xác nhận giao dịch tự động, người phụ trách cần kiểm tra tiền vào tài khoản rồi mới ghi nhận thanh toán. Đối chiếu số tiền và nội dung chuyển khoản với mã đơn; ảnh chụp từ khách chỉ là thông tin để hỗ trợ tra cứu.
Nếu cơ sở sử dụng dịch vụ tích hợp, hãy kiểm tra cấu hình và cách xử lý khi thông báo đến chậm. Không nên tự chuyển đơn sang đã thanh toán chỉ vì khách đã mở màn hình QR.
- Phân biệt chờ thanh toán với đã xác nhận nhận tiền.
- Ghi người và thời điểm xác nhận thủ công.
- Kiểm tra lại khi khách thay đổi nội dung chuyển khoản.
Có cách xử lý cho các khoản chuyển sai
Khi khách chuyển thiếu, chuyển thừa hoặc chuyển hai lần, ghi nhận giao dịch và liên hệ khách để thống nhất cách xử lý. Không tự ghép khoản tiền vào một đơn khác chỉ vì số tiền giống nhau. Những trường hợp chưa xác định được cần nằm trong danh sách chờ đối soát.
Cuối ca, đối chiếu các đơn đã ghi nhận thanh toán với giao dịch thực nhận. Quy trình rõ ràng giúp QR phục vụ việc thu tiền thuận tiện hơn mà vẫn giữ được khả năng kiểm tra từng khoản.